舒特科技訪客機登記系統 智能訪客機品牌

一、項目背景 

政府機關、企事業單位、園區、寫字樓等一貫重視辦公場所的安全、有序運行，對在大廈辦公的內部人員實行嚴格的刷卡授權出入、對來訪客人實行登記放行制度。我們以人流量較大，比較典型的寫字樓為例介紹下本微信訪客系統，寫字樓隨著業主單位的大量入住，每日到訪的訪客人數逐步攀升，加上目前采用純手工的登記方式，導致在接待處的訪客登記效率下降，排隊等候時間過長等問題，影響物業業務的開展與物業形象，急需對現有的訪客管理模式進行升級改造，以更的技術、更合理的流程，在不降低安全標準的前提下，提高效率、提升訪客體驗、更好的展示物業形象。

二、 現狀分析 

2.1 現有訪客接待流程 

目前大多數的訪客接待流程和方式如下：

1) 使用傳統的訪客一體機登記方式。

2) 訪客實時到前臺排隊人工登記。

流程如下：

①前臺接待員詢問訪客信息、來訪事由、受訪者姓名等填寫訪客登記信息。

②前臺電話與被訪問者確認允許訪問后，押身份證。

③前臺接待員填寫訪客信息，為訪客打印訪客憑條開啟門禁通行。

2.2 訪客存在的問題分析 

結合現有的訪客登記流程、登記系統，通過對實地調研，我們發現市面上的訪客系統大 多存在如下問題：

1) 前臺無法得知來訪客人具體的來訪事宜、被訪問者是誰，必須逐個詢問來訪客 人、整個過程較為繁瑣，效率低下且不禮貌。

2) 前臺無法有效的核實來訪人員的真實身份。

3) 需接待員逐一為訪客手動開啟門禁，增加了接待員的工作量。

4) 某一時間段內有多少訪客，需手動翻閱記錄本，手工統計，工作量大，效率低。

5) 安裝有傳統訪客一體機的不能多點登錄，不能遠程登錄，不能根據權限自助查詢訪客記錄。

三、 系統建設目標 

建設一套基于內部人員使用原有刷卡進出，增加來訪人員微信預約模式使用二維碼及身份證進出的訪客管理系統，實現對訪客的高效管理。同時系統將采用部署在我方云服務器或物業方租用服務器的方式，與物業的微信公眾號實現對接，具體的建設目標如下：

1）實現訪客人員經授權后掃二維碼或刷身份證進出。

2）實現業主授權、訪客信息、出入行為的全過程記錄追溯，責任落實到人。

3）降低物業管理的工作強度，且不降低目前對訪客管理的安全標準。

4）訪客流程設計簡單實用，訪客接待驗證流程的效率提升 80%以上。

四、 需求分析 

根據目前的需求做了以下分析：

? 建立一套全網的信息化工具“微信訪客門禁管理系統”，解決外訪人員訪問等問題。

? 縮短外訪人員前臺登記確認和樓層接待人員的等候時間，同時確保安保要求，實現方便快捷、閉環的全業務系統需求。

? 通過微信訪客管理系統對訪客全程監控，讓管理人員隨時了解現場情況，及時處理突發事件，并將所有數據保存在系統中以備復查。

? 智能化的微信訪客門禁管理系統，可以實現諸多效益價值，增加物業方公眾號活躍度，同時給用戶更豐富友好的體驗感，從而更好地實現物業對外的智慧化形象。

五、訪客門禁管理系統解決方案 

5.1 內部員工微信業務綁定  

由物業公司根據入駐公司信息表導入信息后，向業主各公司分配帳號，各公司根據物業分配的管理帳號自行管理本公司員工。

5.2 訪客管理系統管理流程 

我們根據實際應用的幾種場景，制定了本項目的訪客系統管理流程如下：

5.2.1 邀請訪問（熟人模式：業主邀請客人來訪） 

如是業主單位的客人或貴賓等，通過業主單位向客人發出邀請訪問，盡顯對客人的尊重，具體操作流程如下：

1) 經綁定的業主單位在微信邀請訪客頁面，填寫訪客相關信息，訪問期限，然后提交，發出邀請訪問；

2) 提交邀請訪問后，系統生成可附帶地理坐標（包括地址、樓層、房間號，并可使用直接使用地圖導航），訪客日期等消息提醒的二維碼（頁面支持發送短信，訪客點擊短信短鏈接，生成二維碼）通過微信好友用微信的方式發送給訪客，二維碼只能在有效時間段內使用。

3) 訪客到達現場，使用二維碼直接在閘機上刷碼通行。

4) 二維碼可在系統中設定訪問有效期或次數。

5) 物業能在系統內查詢到某個時間段內全部訪客信息，以及由誰發出的邀請，責任落實到個人；

5.2.2 預約訪問（客人申請來訪） 

客人在訪問活動前，可預約登記訪客事由，具體操作流程如下：

1) 客人關注微信公眾號后在微信訪客登記頁面，填寫訪問業主的信息、手機號（必填，根據手機號匹配被訪者）等相關信息然后提交，發出預約訪問請求；

2) 提交預約訪問申請后，公眾號會將訪客信息以微信形式推送給訪問業主，經審核通過后，系統向訪客微信上推送生成的二維碼。

3) 訪客到達現場，使用二維碼直接在門禁上刷碼通行。

4) 物業能在系統內查詢到某個時間段內訪客信息，以及由誰審核的訪問，責任落實到個人

5.2.3 現場登記訪問場景（無預約，有身份證） 

客人于現場登記（無預約）在訪問活動前，具體操作流程如下：

1) 訪客到達現場，接待員同業主單位進行電話溝通確認是否允許訪問；

2) 業主單位同意訪問后，訪客出示身份證，接待員刷訪客身份證，登記訪客身份。

3) 系統拍照，保存訪問信息，訪客刷身份證通過閘機門禁，訪問通行；

4) 物業能在系統內查詢到某個時間段內訪客信息，業主單位的訪客信息，以及審核的訪問，責任落實到個人。

5.2.4 現場登記訪問場景（無預約，未帶身份或外籍人士） 

如果訪客到訪時未帶身份證或是外籍人士，處理流程如下：

1） 前臺接待員通過電話與業主單位聯系核實，是否允許訪問；

2） 業主單位同意訪問后，前臺手工輸入訪客信息后，系統對訪客進行拍照，打印帶有二維碼的訪客條，或向客人登記的手機號碼發送一條帶二維碼鏈接的短信，客人點擊生成二維碼，刷閘機通行；

5.2.5 批量訪問場景 

當業主單位組織有大型會議或在某一時間段內有大批量客人來訪，由于訪客人數眾多， 可由會議組織者提前整理訪客信息，導入系統，具體流程如下：

1) 業主單位會議組織者可提前在系統里發起邀請，設置訪問期限，生成可附帶地理坐 標及可訪客日期等消息提醒的二維碼或短信邀請碼，由業主單位向訪客發送二維碼或短 信邀請碼；如有業主單位備有參會卡，邀請卡等，還可以將二維碼印刷在上面，展示物業檔次。

2) 訪客到達現場，使用二維碼直接在門禁上依次刷碼通行。訪客進入后本系統可將此作為會議簽到依據向會議組織者提供；

3) 物業能在系統內查詢到某個時間段內訪客信息，業主單位的訪客信息，以及由誰發出的邀請，責任落實到個人。

5.2.6 訪客黑名單 

訪客的訪問行為可能為產品推銷、廣告、**、甚至騷擾等：系統可設定：列入黑名單，不能再預約等，減少一些對業主不必要的干擾。同樣黑名單可以清除。

5.2.7 聯動查詢進出記錄 

智能訪客機海量存儲，數據報表查詢方便，同時還能聯動門禁設備，形成一整套安全防范系統。標準化、規范化、專業化的來訪登記，微信預約+自助通行+智能訪客使服務水平獲得極大提升，提升單位形象。極大地縮短訪客登記時間，同時管理人員隨時掌控訪客進出況，輕松實現數字化精準管理。

5.2.8 滯留提醒 

離開時可記錄離開地點及時間，可快速查詢攜帶物品及同行人數。滯留人員或訪問超時人員提醒。